¿Quieres llevar un control de los pagos que realizas? Conoce aquí todo lo que necesitas saber para hacer un rol de pago – Ecuador. En Ecuador, toda empresa debe llevar un registro de los suelos y salarios que cancela a sus empleados, esto se denomina rol o nómina de pagos.
Se define al rol de pagos como la suma de los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo salarios, bonificaciones y deducciones. También puede entenderse como la cantidad pagada a los trabajadores por los servicios que prestaron durante un cierto periodo laboral. Realizar la nómina de pago trae consigo algunos beneficios, entre ellos:
- Determinar los gastos mensuales reales
- Establece obligaciones frente a los trabajadores y su seguro social
- Permite establecer el índice de liquidez y endeudamiento
- Sirve de base para la elaboración del registro contable.
¿Cómo hacer un rol de pagos – Ecuador?
¿Qué información se debe incluir?
Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones para la elaboración de su nómina. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina. En Ecuador, todo rol de pagos debe tener algunos datos específicos, estos son:
- Información General: aunque sea redundante, es importante incluir el nombre o logotipo de la empresa, así como nombre o número de documento con el fin de que se más fácil de ubicar.
- Datos del Trabajador: dentro de este apartado se debe incluir como mínimo los nombres y apellidos completado de el/los trabajadores. También se puede incluir otro tipo de información como el cargo o puesto que ocupa el empleado, así como dirección, número de teléfono o correo.
- Sueldo: monto monetario que la empresa pagará a un trabajador. Por lo general, la nómina debe indicar el salario anual (12 meses).
- Horas de trabajo: en este espacio se debe llevar un control de las horas de trabajo, sobre todo si la empresa tiene empleados cuyo sueldo depende de ello.
- Horas extras y Comisiones: este apartado es importante porque incluye significa un ingreso adicional al suelo final. Es importante mencionar que este apartado no es obligatorio para todas las empresas.
- Deducciones: al igual que el punto anterior, este campo no es obligatorio para todas las empresas, solo para aquellas que permitan al trabajador el descuento de su salario por algún motivo.
- Anticipos y Multas: así como las deducciones, los anticipos y multas significan un reducción al salario final, por lo que su inclusión dependerá de cada empresas.
- Firmas: finalmente, y no menos importante se debe incluir en todo rol de pago las firmas de responsabilidad, esto habilitará dicho documento.
¿Cómo registrar un Rol de Pagos en Ecuador?
Una vez establecidos los datos que se deben incluir en el rol de pago, es importante establecer las distintas formas para su registro o diseño. Estas son:
- Cálculo Manual
Sin lugar a dudas, esta opciones es para pequeñas empresas y con pocos empleados. Es una forma fácil, barata y rápida de hacerlo, pero que no es para todas las personas, pues requiere también de mucha organización. Además, actualmente por el avance y fácil acceso a herramientas de cálculo no es recomendable, ya que puede traer consigo varios errores, ya que todo se realiza de forma manual.
- Sistema Automatizado
A diferencia de la anterior, un sistema automatizado es una herramienta más aconsejable tanto para pequeñas, medianas y grandes empresas. Esta incluye el uso de programas informáticos que se integran dentro de los sistemas de recursos humanos y de contabilidad. Con ella solo basta con incluir datos generales y el programa realiza todos los cálculos proporcionando al final los importantes pagar.
- Servicio externo
Finalmente, otra opción para llevar el rol de pago en Ecuador es acceder a un servicio externo. Es decir, contratar a una persona o grupo de personas que se encarguen de la elaboración del sistema de rol de pago o que lleven el control de este.
Documentación indispensable para un correcto registro del rol de pago:
Es imperativo que la empresa mantenga un registro minucioso de todos los pagos efectuados a sus empleados, así como de los descuentos y contribuciones realizados en su nombre. Para llevar a cabo esta tarea de manera adecuada, se requiere la siguiente documentación:
- Contrato de trabajo: Este documento es fundamental, ya que contiene información crucial sobre el salario del trabajador, las obligaciones de ambas partes y los aportes que la empresa realiza en nombre del trabajador.
- Régimen de seguridad social: Es vital contar con la documentación que respalde los pagos realizados por la empresa a la seguridad social del trabajador.
- Rol de pago: Este documento refleja detalladamente los pagos realizados al trabajador, incluyendo el salario bruto, los descuentos y los aportes realizados por la empresa.
Modelos de rol de pago en Excel y otras herramientas
Mejorar la Administración del Rol de Pago:
Para una gestión eficaz del rol de pago, resulta esencial contar con herramientas que simplifiquen esta tarea. En este sentido, Excel se destaca como una de las alternativas más populares para elaborar modelos de rol de pago.
Consideraciones Clave al Utilizar Excel:
- Definir los Componentes del Rol de Pago: Es crucial determinar qué información se incorporará y cómo se estructurará. En líneas generales, se deben incluir el salario bruto, las deducciones y las contribuciones a la seguridad social.
- Cálculos Automatizados: Es necesario emplear fórmulas para calcular de forma automática los montos a abonar. Por ejemplo, la función IF de Excel puede utilizarse para calcular el impuesto sobre la renta.
- Claridad y Organización: Los modelos deben ser claros y organizados para facilitar su utilización y comprensión.
- Datos Significativos: Se deben incorporar datos pertinentes para una gestión efectiva, tales como el nombre del trabajador, el período de pago y la fecha de registro.
Alternativas a Excel:
- Software Especializado: Existen programas específicos para la administración del rol de pago, que posibilitan un control más detallado y actualizado de los registros de pago, además de generar informes con gráficos y estadísticas.
- Plantillas Preelaboradas: Se pueden encontrar en línea plantillas preelaboradas para distintos tipos de empresas y necesidades.
Recomendaciones Adicionales:
- Formación: Resulta fundamental que el personal encargado de la gestión del rol de pago reciba la capacitación adecuada para utilizar las herramientas de manera correcta.
- Respaldo y Seguridad: Se deben realizar copias de respaldo de los archivos del rol de pago para prevenir pérdidas o daños.
- Actualización: Es esencial mantener actualizados los modelos de rol de pago conforme a las últimas modificaciones legales y fiscales.
¿Cómo hacer el registro de horas extras, comisiones y utilidades en el rol de pago?
Horas extras:
- Registrar la cantidad de horas extras trabajadas en una planilla específica.
- Definir claramente el valor de las horas extras según:
- Contrato de trabajo.
- Legislación laboral vigente.
- Convenios colectivos aplicables a la empresa.
- Calcular las horas extras en una planilla separada para su posterior integración al rol de pago.
Comisiones y utilidades:
- Definir previamente el método de cálculo de las comisiones y utilidades.
- Incorporar las comisiones y utilidades al rol de pago de forma clara y ordenada, detallando:
- Monto total de las comisiones o utilidades.
- Cálculo realizado.
- Cualquier otra información relevante.
¿Cómo hacer el registro de descuentos en el rol de pago?
Conceptos a considerar:
- Definición de los descuentos: Es fundamental determinar qué conceptos se deducirán del salario del trabajador, incluyendo:
- Impuestos.
- Contribuciones a la seguridad social.
- Préstamos.
- Otros descuentos legales.
- Cálculo de los descuentos: Se debe realizar de acuerdo a:
- Legislación vigente.
- Convenios colectivos.
- Contrato de trabajo.
- Registro de los descuentos: Se deben registrar en una planilla separada para su posterior incorporación al rol de pago.
Comunicación con el trabajador:
- Informar al trabajador de forma clara y detallada los cálculos del rol de pago, incluyendo:
- Conceptos de los descuentos.
- Montos deducidos.
- Cálculos realizados.
- Brindar acceso al trabajador a la información del rol de pago para que pueda verificar los descuentos.
FUENTE:
SRI ECUADOR